Simplifiez la gestion des données de votre hôtel avec un tableau de bord

Votre hôtel génère des données et vous avez besoin d’aide pour les exploiter ? Vous souhaitez en savoir plus sur ce que vous pouvez faire avec un tableau de bord ? Vous êtes au bon endroit !

A quoi sert un tableau de bord dans la gestion de votre hôtel ?

Au quotidien dans la gestion de votre hôtel, vous devez jongler entre différents outils pour prendre les bonnes décisions : regarder votre taux de remplissage dans votre outil de gestion (PMS), connaitre votre CA de la veille, les ventes de petits-déjeuner, votre REVPAR etc… Le tableau de bord vous permet d’automatiser la récupération des informations dans tous vos outils et de centraliser en un seul point vos données. Vous pouvez ainsi construire sur mesure le tableau dont vous avez besoin, avec vos indicateurs de performance personnalisés, pour suivre votre activité au quotidien, à la semaine, au mois, etc.

Vous pouvez aussi aller plus loin en mettant en place des outils d’analyse stratégique en comparant par exemple l’évolution de vos réservations sur une période N par rapport à la période ou l’année précédente. Nous pouvons aussi vous accompagner en enrichissant vos données de réservations avec les données de vos clients (âge, provenance, nombre de voyageurs etc…) afin de créer des typologies de clients pour votre marketing.

Nous utilisons les mêmes données que votre outil de gestion mais vous aurez en plus la possibilité de croiser toutes vos données et de pouvoir faire des liens. Ma campagne de publicité a-t-elle entraîné un pic de réservations sur la période des vacances scolaires? Un tableau de bord vous permet d’agréger plusieurs sources de données en plus de celles de votre outil de gestion : vos visites sur site (Google Analytics), vos dépenses en publicité (Google et Facebook Ads), vos marges ou même la vétusté de vos matelas ! Ces outils vous permettent de prendre des décisions plus précises en analysant automatiquement vos données et cela quotidiennement. Un outil ne remplacera jamais votre expertise mais vous économiserez un temps considérable en ayant tous vos points d’information au même endroit.

Pourquoi votre activité va être plus simple après la mise en place d’un tableau de bord ?

Avec les difficultés de recrutement que rencontre le secteur de l’hôtellerie, chaque minute gagnée peut être cruciale. Avant l’arrivée des tableaux de bord, pour que vos données soient présentées sous forme de graphiques faciles à lire, vous deviez les extraire dans un Excel, effectuer des calculs, créer des diagrammes, etc. Ce n’est qu’après avoir trié toutes les données et les avoir réorganisées pour créer vos présentations que vous pouviez retrouver vos données de manière semi-lisible. Aujourd’hui, avec des outils de visualisation de données comme Power BI ou Tableau, toutes vos données sont extraites automatiquement de votre outil de gestion, de votre CRM, d’un Excel ou même directement de Booking. Une fois les données chargées, nous allons retravailler vos données avec des outils d’analyse et présenter les indicateurs de performance qui vous intéressent de manière claire et intuitive – c’est-à-dire, ”faire parler” vos données ! A partir de là, vous et vos équipes aurez les outils et les informations nécessaires pour prendre vos décisions opérationnelles et stratégiques de manière éclairée.

L’avantage par rapport à une solution spécialisée dans l’hôtellerie ? Si vous souhaitez rajouter une information spécifique à votre hôtel, nous pouvons facilement rajouter un indicateur dans votre outil de suivi.

Pour les hôtels en particulier, les outils de Business Intelligence présentent de nombreux avantages spécifiques à ce secteur :

faciliter la lecture de nombreuses sources de données (PMS, outils marketing, fichiers Excel, logiciel comptable…)
en complément de votre CRM pour suivre les historiques de réservations et de dépenses de vos clients
mieux suivre les performances de vos campagnes marketing
avoir une vue d’ensemble sur la santé financière de votre hôtel (rentabilité par type de chambre, frais de personnel, taux d’occupation optimal, etc.)
monitorer la vétusté de vos équipements

faciliter la lecture de nombreuses sources de données (PMS, outils marketing, fichiers Excel, logiciel comptable…)

en complément de votre CRM pour suivre les historiques de réservations et de dépenses de vos clients

mieux suivre les performances de vos campagnes marketing

avoir une vue d’ensemble sur la santé financière de votre hôtel (rentabilité par type de chambre, frais de personnel, taux d’occupation optimal, etc.)

monitorer la vétusté de vos équipements

Quel outil choisir en 2023 ? Sur quels critères faut-il baser votre choix ?

Comme pour tout achat, il est important de comprendre les tenants et aboutissants de l’outil que vous allez déployer. Cinq points principaux sont à prendre en compte lors du choix d’un outil de tableau de bord pour votre hôtel :

l’analyse et la création de rapports
la gestion des données
les capacités de la plateforme
la facilité de déploiement
le partage des résultats

l’analyse et la création de rapports

la gestion des données

enter the giveaway now patek read useful link

la gestion des données

les capacités de la plateforme

la facilité de déploiement

le partage des résultats

L’analyse et la création de rapports : c’est le point clé de votre outil de reporting, celui pour lequel vous êtes prêts à investir. C’est grâce à ce point que vous allez pouvoir ou non faire facilement circuler l’information au sein de vos équipes. Pour éviter que votre marketing lance une campagne alors que 95% des chambres sont déjà réservées sur la période ciblée, le mieux est qu’ils aient accès à l’information des réservations en temps réel. Avec un tableau de bord personnalisé, toutes les informations que vous souhaitez suivre sont centralisées et mises à jour pour que les équipes puissent en un instant prendre la bonne décision.

La facilité de déploiement et le partage de résultat : bien souvent ignorée durant les phases de choix d’outils, ces deux aspects sont pourtant capitaux dans l’hôtellerie car chronophages. Vous devez pouvoir en quelque clic modifier un indicateur/ajouter un nouveau calcul et tous les outils ne sont pas égaux sur ces points. Vous ne pouvez pas dépendre d’un service informatique à chaque fois que votre directeur de restaurant a besoin d’une nouvelle information, que votre marketing souhaite connaitre le prix moyen des chambres à une date fixe.

La gestion des données est un critère clé à prendre en compte lors du choix d’un logiciel d’analyse car c’est elle qui va permettre l’automatisation du retraitement de vos fichiers. Choisir un outil qui inclue des fonctionnalités d’automatisation vous permet de simplifier vos remontées d’information. Dans l’hôtellerie, la volumétrie de donnée est généralement importante, on récupère des informations sur le nombre de nuitées, la date de réservation, le prix payé, la source de la commande… Votre logiciel doit être capable de traiter ce volume pour garder les informations dont vous avez besoin. De ce volume va aussi dépendre un autre aspect capital dans le choix de votre solution : les capacités de la plateforme. Certains outils sont biens pour de petites équipes avec de petits volumes de données (c’est le cas d’Excel par exemple) quand d’autres plateformes sont faites pour accueillir des millions de lignes d’informations.

Pour l’analyse et la création de rapports, il vous sera compliqué de déterminer sans une connaissance pointue des différents outils lequel vous correspondra le mieux. Les vidéos marketing des logiciels montrent des fonctionnalités de “glisser-déposer” qui semblent plus simples les unes que les autres mais dans les fait certains outils sont meilleurs pour créer des visuels, d’autres mettent l’accent sur la facilité d’utilisation et d’autres sur des capacité de calculs illimitées. Chez Datapilot nous avons une connaissance large des outils de visualisation de données et nous pourrons vous accompagner dans le choix d’un outil adapté à votre besoin.

Quelle utilisation quotidienne mes équipes vont avoir de cet outil ?

Toute personne amenée à prendre les décisions opérationnelles et stratégiques d’un hôtel peut bénéficier d’un tableau de bord. Propriétaires, General Manager, chef de réception, directeur de restaurant ou d’hôtel… Comme il existe des données à tous les niveaux, la plupart des divisions peuvent bénéficier de l’utilisation de ces outils pour les aider dans leur processus de prise de décision. Votre tableau de bord vous permet de centraliser vos données et d’améliorer les prises de décision en partageant les informations.

Par où commencer pour déployer mon outil ?

Développer votre tableau de bord est capital pour optimiser la gestion de votre hôtel. En 2023, le recrutement est un des enjeux majeurs de l’industrie hôtellière. Pour palier à cela, offrir les meilleurs outils à vos équipes pour faciliter les opérations quotidiennes est primordial.

Nous pouvons créer ensemble une feuille de route pour déployer un outil qui vous permettra d’accélérer votre processus de décision et ainsi de récupérer du temps pour la gestion de vos hôtes.

N’hésitez pas à nous contacter pour nous parler de votre situation, ou pour avoir une démonstration gratuite des outils que nous avons déjà développés !